Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą zazwyczaj jest osobą bardzo zapracowaną. Bardzo często jego praca wykracza poza standardowy etat, a zadania, które wykonuje, pochodzą z wielu różnych dziedzin i wymagają wszechstronnych umiejętności popartych rozległą wiedzą praktyczną.
W miarę rozwoju działalności, kiedy faktycznie zaczyna brakować czasu na niektóre ważne czynności, warto pomyśleć o zapewnieniu sobie wsparcia. Nie trzeba jednak od razu zatrudniać dodatkowej osoby. Wobec tego jak ułatwić sobie prowadzenie firmy, nie ponosząc zbyt wielkich kosztów? Rozwiązaniem jest pomoc wirtualnych asystentów lub też możliwość skorzystania z wirtualnego sekretariatu. Co warto wiedzieć o tej usłudze?
Wirtualny sekretariat zawsze do dyspozycji Twoich klientów
Na rynku działają firmy, które oferują możliwość prowadzenia dla przedsiębiorcy wirtualnego sekretariatu. W praktyce oznacza to, że przekazujemy komuś innemu ewentualne kontakty z klientami, korespondencję e-mailową i listowną, a także odbieranie oraz wykonywanie połączeń telefonicznych. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie musimy już martwić się o to, że ze względu na ewentualny brak czasu pominiemy jakieś zadanie lub zlecenie, które może być dla nas wartościowe.
Warto także zwrócić uwagę na fakt, że poziom obsługi klienta w takim przypadku może stale utrzymywać się na wysokim poziomie, co pozytywnie przekłada się na wizerunek firmy. Więcej szczegółów związanych z możliwością skorzystania z wirtualnych asystentów oraz z usługi wirtualnego biura znajdziesz bezpośrednio na stronie https://www.brella.pl/.
Dlaczego takie rozwiązanie jest opłacalne?
Zastanawiając się nad tym, jak ułatwić sobie prowadzenie działalności gospodarczej, oczywiste pomysłem jest zatrudnienie dodatkowej osoby. W takim przypadku trzeba jednak liczyć się z tym, że konieczne będzie przeprowadzenie rekrutacji, który również stanowi czasochłonny i angażujący proces.
Decydując się na możliwość skorzystania z wirtualnej asystentki, nie musimy ponosić aż tak wysokich kosztów związanych z wynagrodzeniem, ZUS-em czy podatkami na poczet zatrudnienia nowej osoby. Dodatkowo nie potrzebujemy też aranżowania miejsca pracy w postaci biura wraz z wyposażeniem. Tymczasem istnieje możliwość zyskania naprawdę wiele, m.in. cennego czasu, który można przeznaczyć na działania rozwojowe dla firmy, a także wsparcie wykwalifikowanej osoby.
Jakie zadania można zlecić wirtualnemu asystentowi?
Do standardowych działań należy oczywiście zlecenie takiemu asystentowi bieżącej obsługi klientów firmy – przede wszystkim pod kątem odpowiadania na wiadomości i zapytania oraz poprzez obieranie połączeń telefonicznych w ustalonych godzinach pracy. Dodatkowo wirtualne biuro to doskonała odpowiedź na to, jak ułatwić sobie prowadzenie biznesu w następujących kwestiach:
- obsługa Live-Chat firmy;
- dostępność firmy w dowolnych godzinach dla potencjalnych klientów;
- zapewnienie fizycznego adresu potrzebnego do rejestracji siedziby firmy;
- obsługa dokumentów;
- prowadzenie administracji, umawianie ważnych spotkań z klientami, przygotowywanie prezentacji oraz treści tematycznych na różnego rodzaju wystąpienia czy też redagowanie pism, wniosków i artykułów prasowych;
- obsługa kalendarza spotkań, umawianie nowych wizyt, zarządzanie czasem, a także ustawianie przypomnień oraz powiadomień o nadchodzących wydarzeniach;
- wyposażenie w narzędzia, które ułatwiają zarządzanie firmą oraz jej bieżące prowadzenie;
- research informacji na zadany temat, poszukiwania określonych specjalistów z danych dziedzin, wyłonienie kluczowej konkurencji w danej branży, analiza danych rynkowych. To także możliwość zlecenia znalezienia podwykonawców w kontekście bieżących projektów prowadzonych przez firmę czy całościowej obsługi rekrutacji nowych pracowników;
- wykonywanie rezerwacji w różnych miejscach, pilnowanie terminowości eventów;
- zlecenie zadań, które nie tylko służą do tego, aby rozwijać firmę, ale i tych dotyczących sfery prywatnej, w tym wspieranie rozwoju osobistego, pomoc w realizacji postawionych sobie celów oraz życiowych pasji.